Microsoft Access es una base de datos relacional muy utilizada por empresas y usuarios corporativos, siendo una de las más usadas en todo el mundo a pesar de que se necesita licencia para utilizarla.
Microsoft Access es fácil de usar y permite crear bases de datos sin necesidad de tener conocimientos de programación o gestión de bases de datos.
Microsoft Access ofrece muchas más ventajas que Excel ya que con ella se puede recopilar, clasificar y manejar un gran número de datos. Da la posibilidad de crear diversas bases de datos entre las que podemos mencionar:
- Matrícula de alumnos en una escuela, colegio, universidad, etc.
- Administración de eventos.
- Administración de contactos.
- Realización de un inventario doméstico.
- Realizar canales de ventas.
- Gestión de proyectos.
- Llevar la contabilidad de empresas.
Entre muchas más.
Características y funciones de Microsoft Access:
- Access viene con diversas plantillas incluidas. Puede adaptarse a los diversos requerimientos de una empresa o negocio. También, nos permite diseñar con facilidad la base de datos que se quiere sin ser un experto en programación o desarrollo de sistemas.
- Microsoft Access es ideal para usuarios que no tienen una gran experiencia creando y administrando bases de datos.
- Access permite pasar o exportar datos de una manera simple y veloz. No toma en cuenta las fuentes de los datos y tampoco la cantidad de los mismos. Un ejemplo de esto es la transferencia de datos hacia Excel.
- Con Access se puede exportar una base de datos en formato PDF. Esto tiene la gran ventaja de que se puede compartir los datos de los usuarios y clientes que no tienen instalado a Access. Se puede utilizar el programa “Adobe Reader” sin ningún problema.
- Con Access se pueden realizar consultas con el lenguaje de consultas SQL. Con esto se puede obtener todo tipo de información de los datos cuyo almacenamiento ha sido diseñado en las tablas.
- Tell me es una funcionalidad que permite realizar consultas. Con ella también se puede crear tablas, informes y otras acciones. Viene incorporada con Access.
- Soluciones personalizadas con VBA. VBA es una aplicación de lenguaje para la programación que es compatible con Access. Algunas de las funcionalidades que tiene VBA son las siguientes: Automatización avanzada, Obtención de errores y Validación de datos.
- Microsoft Access es 100% compatible y sincronizable con la familia de herramientas de Microsoft como Office y Outlook.
- Microsoft Access es utilizable en dispositivos que operan “bajo sistemas operativos no Windows” tales como Linux o Mac OS X mediante el uso de la herramienta Access Runtime.
Ventajas:
- Una de las ventajas de los productos de Microsoft es su facilidad de uso y Access es un ejemplo de ello. El proceso de instalación es sencillo y no se tiene que pasar por procesos de configuración complicados o para los que se necesiten demasiados conocimientos.
- Las bases de datos creadas con Access pueden ser consultadas y abiertas por varios usuarios a la vez. Esto es útil para redes locales, como por ejemplo, en oficinas donde los miembros necesitan compartir los datos de un archivo.
- Access permite importar datos y este es un proceso con el que se puede traer información de otras bases de datos a nuestra base de datos actual. Los requisitos son que todos los identificadores de las tablas coincidan y manejen el mismo formato.
- Para quienes no sepan como iniciar o para quienes tienen prisa en la creación de una base de datos, Access cuenta con grandes aliados, estos son las plantillas y formatos prediseñados. Con las plantillas se puede crear bases de datos orientadas a una tarea específica rápidamente.
- Access cuenta con soporte para realizar consultas y búsquedas de datos de diferentes formas. Con las consultas se pueden recibir resultados desde una tabla o desde varias tablas o una combinación de las mismas.
- Es una base de datos con una gran posibilidad de escalabilidad y de uso intuitivo como la creación de formularios y reportes personalizables totalmente.
Desventajas:
- Tiene problemas de seguridad. Esto es la parte débil de Access frente a otras soluciones de su mismo tipo debido a que la seguridad de las contraseñas de los archivos ha sido rota varias veces.
- La integridad de los datos puede ser destruida porque los archivos .mdb en los que se guarda se corrompen con facilidad.
- Tiene una capacidad limitada para las bases de datos. Esta es el principal motivo por el que Access comenzó a ser abandonada, por no poder procesar grandes cantidades de información.
- Access no es portable, por esta razón hay que instalarla en un computador.